С 13 марта 2025 года в силу вступили штрафы за использование ЭЦП другого лица, сообщает uchet.kz.. Однако споры вокруг делегирования полномочий и использования ЭЦП бухгалтером продолжаются. Бухгалтерское сообщество обеспокоено рисками, которые могут возникнуть для штатных бухгалтеров и аутсорсеров в случае неправомерных сделок.
Бухгалтеры опасаются, что новые требования фактически перекладывают ответственность за правомерность сделки с руководителя на бухгалтера. Высказываются опасения, что если сделка окажется фиктивной, ответственность за подписанный ЭСФ может лечь на бухгалтера, ведь он ставит свою ЭЦП. Это вызывает серьезные вопросы о пределах ответственности бухгалтеров и аутсорсеров.
Бухгалтерские риски
Во многом опасения бухгалтеров связаны с тем, что зачастую в поле зрения налоговых органов попадают не мошенники, оформившие фиктивные ЭСФ, а их добросовестные контрагенты. Выявить настоящих нарушителей удается далеко не всегда.
При этом именно бухгалтеру приходится пересдавать отчетность для исключения расходов по таким сделкам, предоставлять пояснения и документацию по запросам фискальных органов.
К тому же применение ЭЦП директоров стало привычной бухгалтерской практикой. Это создает лазейку для недобросовестных руководителей, которые могут заявить: "Я ничего не знал, все подписывал бухгалтер".
Границы ответственности бухгалтера
Важно понимать, что отражение сделки входит в функциональные обязанности бухгалтера, включая выпуск ЭСФ в целях налогового администрирования. Бухгалтерский учет операций ведется пост-фактум — на основании накладной, договора и других первичных документов, предоставленных менеджерами фронт-офиса. При этом установленные бизнес-процедуры позволяют отследить инициатора сделки в CRM, подписях на документах и других учетных системах.
Делегирование ЭЦП предусмотрено законодательством
Делегирование полномочий бухгалтеру прямо предусмотрено законодательством. В частности, согласно пункту 3 статьи 10 Закона об ЭЦП, руководитель юридического лица или лицо, его замещающее, вправе наделять полномочиями работника данного юридического лица или назначенного им лица на подписание электронного документа. При этом каждый сотрудник использует регистрационное свидетельство и соответствующий ему закрытый ключ электронной цифровой подписи, полученный на свое имя.
При корректном оформлении делегирования подписание бухгалтером документов, включая ЭСФ, является законным и безопасным способом ведения документооборота. Делегирование прав позволяет эффективно организовать документооборот, сохраняя прозрачность, контроль и соответствие принципам налогового администрирования. Главное — правильно оформить документы и строго соблюдать требования законодательства и внутренних регламентов компании.
Как бухгалтерским компаниям избежать штрафов за ЭЦП?
Пожалуй, острее всего вопрос делегирования полномочий по подписанию электронных документов стоит для аутсорсинговых компаний. Чтобы минимизировать риски штрафов за использование чужой ЭЦП, важно придерживаться следующих рекомендаций:
1. Делегирование полномочий и доверенность
Посредством соответствующего сервиса (НУЦ РК) компания должна наделить полномочиями стороннего бухгалтера для подписания электронных документов с использованием ЭЦП, выданной на его имя. При этом оформляется нотариальная доверенность на право подписи.
Важно понимать: передаются не ключи, а полномочия на подписание электронных документов.
2. Дистанционная работа
Использование онлайн-программ позволяет сопровождать клиента при выполнении действий в системе - без передачи ключа ЭЦП. При таком подходе ответственность за использование ЭЦП сохраняется за клиентом.
3. Регламент и договоренности
В договорах с клиентами необходимо чётко прописывать распределение ответственности, порядок использования ЭЦП и кто подписывает какие документы. Внутренние регламенты также должны отражать эти процедуры.
4. Автоматизация документооборота
Некоторые бухгалтерские программы, а также облачные решения позволяют настроить автоматическую передачу документов без передачи ЭЦП третьим лицам. Аутсорсинговая компания может подготовить документы, а клиент подпишет их самостоятельно.
5. Обучение и аудит
Объясните сотрудникам риски работы с чужими ЭЦП, обновите внутренние инструкции и периодически проверяйте соблюдение законодательства.
Источник uchet.kz