Пошаговая инструкция для предпринимателей, которая поможет избежать суда и сохранить репутацию компании,сообщает banki.ru.
Фото из открытых источников
Увольнение сотрудника для предпринимателя — это серьезный финансовый и юридический риск. Ошибка в оформлении или пропущенный срок может обернуться судебным иском, выплатой компенсаций и даже восстановлением сотрудника в должности.
По данным Роструда, более половины трудовых споров выигрывают работники именно из-за нарушений в процедуре со стороны работодателя.
Как уволить сотрудника по закону, что для этого необходимо и как не получить иск.
Какие основания для увольнения считаются законными
Когда речь заходит об увольнении, главное правило для работодателя — действовать строго в рамках Трудового кодекса. Любое отступление от закона — это риск судебного иска, а суды в трудовых спорах в подавляющем большинстве случаев встают на сторону сотрудника. Чтобы этого избежать, нужно четко понимать: уволить человека можно только по основаниям, прямо предусмотренным законом.
Все законные основания для прекращения трудового договора перечислены в статье 77 Трудового кодекса РФ. Рассмотрим основные из них — те, с которыми работодатели сталкиваются чаще всего.
Увольнение по инициативе работника (по собственному желанию)
Это самый распространенный и безопасный для работодателя вариант. Сотрудник сам пишет заявление и предупреждает работодателя не позднее чем за две недели (это требование статьи 80 ТК РФ). Работодатель не вправе отказать, если заявление подано добровольно. Главное — зафиксировать дату получения заявления и в последний рабочий день выдать все документы и произвести полный расчет.
Увольнение по инициативе работодателя
Это самый сложный и рискованный блок. Перечень оснований, когда работодатель может уволить сотрудника по своей воле, указан в статье 81 ТК РФ и является исчерпывающим. Применять основания, которых в этой статье нет, незаконно. К основным относятся:
- Ликвидация организации или прекращение деятельности ИП — единственный случай, когда можно уволить сотрудника даже в период отпуска или больничного.
- Сокращение численности или штата. Требует строгого соблюдения процедуры: уведомить сотрудника не позднее чем за два месяца (статья 180 ТК РФ), предложить все имеющиеся вакансии.
- Несоответствие сотрудника занимаемой должности (подтверждается результатами аттестации).
- Неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин (при наличии действующих дисциплинарных взысканий).
- Однократное грубое нарушение, например, прогул (отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд без уважительной причины), появление на работе в состоянии опьянения, разглашение охраняемой тайны.
Увольнение по инициативе работодателя (кроме ликвидации) запрещено в период временной нетрудоспособности сотрудника и во время его отпуска.
Увольнение по соглашению сторон
Это основание часто воспринимается как самый надежный способ, ведь сотрудник сам подписал документ. Однако подпись сама по себе еще не гарантирует безопасность. Верховный суд РФ неоднократно подчеркивал: увольнение по соглашению сторон законно только при добровольном, осознанном и согласованном волеизъявлении обеих сторон. Если сотрудник сможет доказать, что подписал соглашение под давлением, суд восстановит его на работе. Чтобы снизить риски, в соглашении стоит предусматривать компенсационные выплаты: их отсутствие может быть расценено как признак того, что работник не был заинтересован в увольнении.
Истечение срока трудового договора
Если с сотрудником заключен срочный трудовой договор, он прекращается по окончании срока. Это основание закреплено в пункте 2 части 1 статьи 77 ТК РФ. Важно: если после истечения срока трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, договор считается заключенным на неопределенный срок.
Иные основания
Статья 77 ТК РФ предусматривает и другие случаи: перевод сотрудника по его просьбе к другому работодателю, отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, отказ от перевода на другую работу по состоянию здоровья и другие.
Также с 1 сентября 2026 года вступают в силу поправки: основанием для увольнения станет не только обвинительный приговор, но и прекращение уголовного дела по нереабилитирующим основаниям.
Как правильно уволить сотрудника: пошаговая инструкция
У каждого основания своя процедура, и она жестко прописана в Трудовом кодексе. При нарушении процедуры суд восстановит сотрудника на работе. Разберем пошагово самые частые сценарии.
Увольнение по собственному желанию сотрудника
Это самый простой и безопасный вариант для работодателя. Но и здесь есть свои нюансы.
Шаг 1. Получить заявление от сотрудника
Сотрудник подает заявление в письменной форме не позднее чем за две недели до даты увольнения (это требование статьи 80 ТК РФ). Согласие руководителя для увольнения не требуется: закон защищает право человека на свободный труд, поэтому отказать сотруднику в увольнении по собственному желанию работодатель не вправе.
Важно: зафиксируйте дату получения заявления. Попросите сотрудника подать документ через отдел кадров или канцелярию и поставить на его копии дату приема, входящий номер и подпись ответственного лица. Именно с этого дня начинается отсчет двухнедельного срока. Если сотрудник направляет заявление по почте, срок начинается со дня получения письма организацией.
Шаг 2. Дождаться истечения срока предупреждения
По общему правилу сотрудник обязан отработать две недели. Но есть исключения: при выходе на пенсию, зачислении в учебное заведение или при нарушении работодателем трудового законодательства договор может быть расторгнут досрочно. Также по договоренности сторон срок можно сократить.
Шаг 3. Издать приказ об увольнении
Увольнение оформляется приказом работодателя в строгом соответствии со статьей 84.1 ТК РФ. Сотрудник обязан ознакомиться с приказом под личную подпись.
Шаг 4. Произвести полный расчет и выдать документы
В последний рабочий день нужно выплатить сотруднику все причитающиеся суммы: заработную плату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты (это требование статьи 140 ТК РФ). Также в этот день выдается трудовая книжка или справка о трудовой деятельности (СТД-Р).
Увольнение по инициативе работодателя
Это один из самых сложных и рискованных вариантов. Здесь каждое действие нужно документально подтверждать.
Шаг 1. Издать приказ о сокращении штата или численности
Все начинается с решения руководства. Издается приказ, утверждается новое штатное расписание.
Шаг 2. Персонально уведомить сотрудников не позднее чем за два месяца
Это ключевое требование статьи 180 ТК РФ. Каждого сотрудника, подпадающего под сокращение, нужно уведомить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до даты увольнения. Уведомление должно быть письменным — сообщение в мессенджере или по электронной почте законным не признается, если иное прямо не прописано в трудовом договоре.
Шаг 3. Предложить все имеющиеся вакансии
Работодатель обязан предложить сокращаемому сотруднику все вакантные должности, соответствующие его квалификации, а также нижестоящие или нижеоплачиваемые работы, которые сотрудник может выполнять с учетом состояния здоровья. Это требование части 2 статьи 81 ТК РФ.
Шаг 4. Учесть преимущественное право на оставление на работе
Некоторые категории сотрудников имеют преимущественное право остаться на работе при сокращении (статья 179 ТК РФ). Например, сотрудники с более высокой производительностью труда и квалификацией. Кроме того, статья 261 ТК РФ запрещает увольнять в связи с сокращением беременных женщин, а также женщин, имеющих детей до трех лет.
Шаг 5. Уведомить службу занятости
О предстоящем сокращении нужно письменно уведомить орган службы занятости, это требование пункта 2 статьи 25 Закона РФ «О занятости населения». Если в организации есть профсоюз, его тоже нужно уведомить.
Шаг 6. Издать приказ об увольнении
После истечения двухмесячного срока и выполнения всех перечисленных шагов издается приказ об увольнении по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Шаг 7. Ознакомить сотрудника с приказом и произвести расчет
Как и в других случаях, сотрудник должен ознакомиться с приказом под подпись. В последний рабочий день выплачиваются все причитающиеся суммы, включая выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
Важное ограничение: увольнение по сокращению (как и любое другое увольнение по инициативе работодателя, кроме ликвидации) запрещено в период временной нетрудоспособности сотрудника и во время его отпуска.
Увольнение за дисциплинарный проступок
Этот вариант требует особой тщательности. Малейшая ошибка в процедуре — и суд признает увольнение незаконным.
Шаг 1. Зафиксировать нарушение
Если сотрудник отсутствует на рабочем месте более четырех часов подряд без уважительной причины, это прогул. Нужно составить акт об отсутствии на рабочем месте, желательно в присутствии двух-трех свидетелей.
Шаг 2. Запросить письменное объяснение
Это обязательное требование статьи 193 ТК РФ. Попросите у сотрудника письменное объяснение. Если сотрудник не представит его по истечении двух рабочих дней, составьте об этом акт. Без этой процедуры увольнение будет незаконным.
Шаг 3. Проверить уважительность причин
Если сотрудник представил объяснение, оцените, были ли причины отсутствия уважительными. Трудовой кодекс не дает исчерпывающего перечня уважительных причин, это оценивается в каждом конкретном случае.
Шаг 4. Соблюдать сроки применения взыскания
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (часть 3 статьи 193 ТК РФ). В этот срок не включается время болезни сотрудника, его отпуска, а также время, необходимое на учет мнения профсоюза. Пропустите срок — увольнение признают незаконным.
Шаг 5. Издать приказ об увольнении
Приказ оформляется с указанием основания: подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Шаг 6. Ознакомить сотрудника с приказом
Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если он отказывается от ознакомления, составьте об этом акт в присутствии нескольких сотрудников.
За один и тот же проступок нельзя применить два взыскания. Если вы уже объявили сотруднику выговор за прогул, уволить его за этот же прогул уже нельзя.
Увольнение по соглашению сторон
Этот вариант часто считают самым надежным, но практика Верховного суда РФ показывает: подпись сотрудника сама по себе еще не гарантия.
Шаг 1. Достичь добровольного согласия
Увольнение по соглашению сторон возможно только при добровольном, осознанном и согласованном волеизъявлении работника и работодателя. Обе стороны должны действовать по своей воле и в собственном интересе.
Шаг 2. Заключить письменное соглашение
Документ должен быть составлен в письменной форме и подписан обеими сторонами.
Шаг 3. Издать приказ и произвести расчет
После подписания соглашения издается приказ об увольнении по пункту 1 части 1 статьи 77 ТК РФ, и в последний рабочий день производится полный расчет.
Какие документы нужно оформить при увольнении
Если в суде у вас не окажется правильно оформленных бумаг, подтверждающих каждый шаг процедуры, суд автоматически встанет на сторону сотрудника. Поэтому к документам нужно относиться так же внимательно, как к самой процедуре увольнения.
Все документы условно делятся на две группы: обязательные, которые работодатель оформляет в любом случае, и дополнительные, которые выдаются по запросу сотрудника.
Обязательные документы при увольнении
Приказ об увольнении. Это главный документ, которым оформляется прекращение трудового договора. Приказ издается в строгом соответствии со статьей 84.1 ТК РФ. Для оформления увольнения одного сотрудника используется унифицированная форма № Т-8, для массового увольнения — форма № Т-8а.
С 2023 года унифицированные формы перестали быть обязательными, и работодатель вправе разработать собственный бланк приказа. Но на практике большинство компаний по-прежнему использует привычную форму Т-8: она удобна и знакома кадровым специалистам.
В приказе обязательно указываются:
- фамилия, имя, отчество сотрудника;
- должность и структурное подразделение;
- дата увольнения;
- основание для увольнения со ссылкой на конкретную статью ТК РФ;
- документ-основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, приказ о сокращении и т. д.).
Сотрудник обязан ознакомиться с приказом под личную подпись. Если он отказывается это делать, составляется акт об отказе от ознакомления в присутствии двух-трех свидетелей. По требованию сотрудника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.
Записка-расчет (форма № Т-61). Это документ, который оформляется для расчета всех причитающихся сотруднику сумм. Одну сторону заполняет кадровая служба (указывает данные о неиспользованном отпуске), другую — бухгалтерия (рассчитывает сумму выплат). Как и форма Т-8, записка-расчет носит рекомендательный характер, но ее использование упрощает учет и расчеты.
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка. Если сотрудник перешел на электронный формат (подал соответствующее заявление), при увольнении ему выдается справка по форме СТД-Р, она заменяет запись в бумажной трудовой книжке. Бланк этой справки утвержден приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н.
Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, в нее вносится запись об увольнении, и книжка выдается на руки в последний рабочий день. Оформлять СТД-Р в этом случае не нужно.
Если день увольнения приходится на больничный и сотрудник не может лично забрать трудовую книжку, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за ней либо получить согласие на отправку по почте. Если трудовая книжка не велась, работодатель направляет сотруднику заказным письмом заверенные сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р на бумажном носителе.
За невыдачу СТД-Р предусмотрен штраф: для организации — от 30 000 до 50 000 рублей, для руководителя или предпринимателя — от 1000 до 5000 рублей.
Справка о сумме заработка за два календарных года (форма из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н). Этот документ нужен сотруднику для расчета пособий по временной нетрудоспособности на новом месте работы.
Выписки из отчетов в Социальный фонд России. В последний день работы сотруднику выдаются:
- выписка из отчета СЗВ-М за последний месяц работы;
- выписка из отчета СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения;
- копия раздела 3 расчета по страховым взносам с начала квартала до даты увольнения.
Документы, которые выдаются по письменному заявлению сотрудника
Помимо обязательных документов сотрудник имеет право запросить и другие бумаги, связанные с его работой. Это право закреплено в статье 84.1 ТК РФ. Работодатель обязан выдать их в течение трех рабочих дней с даты подачи заявления.
К таким документам относятся:
- заверенные копии приказов о приеме на работу, переводах, изменении условий оплаты труда и других кадровых решениях;
- справка о доходах и суммах налога на доходы физических лиц (ранее — справка 2-НДФЛ, с 2021 года форма изменилась);
- расчетные листки;
- иные документы, связанные с работой.
Что важно помнить о сроках
Все документы должны быть выданы в последний рабочий день сотрудника, это прямое требование статьи 140 ТК РФ. Исключение составляют документы, которые выдаются по письменному запросу (на них отводится три рабочих дня).
Задержка выдачи документов — это нарушение, за которое работодателя могут привлечь к ответственности. Кроме того, если сотрудник не получил трудовую книжку вовремя и из-за этого не смог устроиться на новую работу, он вправе требовать компенсацию за вынужденный прогул.
Автор Захар Ким
Источник banki.ru