Как бизнесмену в Казахстане сократить операционные расходы и повысить продажи

Замедление темпов экономического роста негативно влияет на генерирование выручки компаниями и повышает себестоимость производства продукции. Такое положение дел требует от бизнеса проактивного подхода с целью сократить операционные расходы и повысить объем продаж. Стремление повысить объемы продаж может быть ограничено стагнацией, снижением потребительского спроса и другими факторами. При таком раскладе бизнес может рассчитывать на категорийное управление закупками как на действенный инструмент, который позволит сократить затраты на закуп товаров, работ, услуг (ТРУ), ведь их доля значительная в себестоимости продукции – 30-60%. Снижение затрат на закупки позволяет увеличить операционные доходы компании при сохранении качества закупаемых товаров, работ или услуг и требуемых технических характеристик.

Как шло развитие закупочной функции в компаниях

До 2000-х годов производственные компании могли экономить свой бюджет только при получении минимальной цены от поставщиков, и дополнительные расходы на технические характеристики закупаемой продукции не брались в расчет.

Таким образом, техническая спецификация на закупки ТРУ стала включать новый набор требований к поставщикам. В итоге компании стали закупать лучшие альтернативы ТРУ, более высокого качества и с низкими совокупными затратам, которые компании могут понести на всем жизненном цикле ТРУ. Такой подход стал называться категорийным управлением в производственных закупках. Необходимо отличать категорийное управление в закупках от категорийного управления ассортиментом в розничном бизнесе.

В Казахстане первопроходцем внедрения категорийного управления в производственных закупках стал фонд «Самрук-Казына». Он внедрил стандарт по управлению категориями закупок в 2016 и запустил разработку пилотных закупочных категорийных стратегий, что позволило сэкономить миллиарды тенге.

Активно внедряли эту практику и российские компании. Например, «КАМАЗ», госкорпорация «Росатом» и другие успешно пользуются системой категорийного управления.

Концепция категорийного управления закупками

Категорийное управление закупками представляет собой группирование затрат на закупки ТРУ в категории на основе схожих признаков или технических характеристик. К каждой категории применяются подходы по сокращению затрат, которые разработаны в рамках закупочных категорийных стратегий. Каждая закупочная категорийная стратегия учитывает конкретную категорию ТРУ в деятельности компании и специфику ее рынка поставщиков. В целом применение подхода категорийного управления в закупках создает возможность сокращения затрат в диапазоне – 7–20% в сравнении с обычным способом закупки ТРУ. Цифры могут меняться в зависимости от специфики категории.

В основе концепции категорийного управления закупками лежит снижение показателя Совокупной стоимости владения (ССВ), то есть снижения затрат категории ТРУ на протяжении всего жизненного цикла ее владения, а не только прямые затраты на закуп. Иными словами, цена закупки материалов и оборудования зачастую составляют лишь малую часть затрат на их использование. Так, например, затраты на цену закупки промышленного насоса могут составлять лишь 8% в совокупной стоимости владения, при этом оставшиеся 92% затрат будут приходиться на такие компоненты как монтаж/демонтаж оборудования, электроэнергию, а также техническое обслуживание и ремонт.

Среди ключевых преимуществ оценки предложений от поставщиков на основе показателя ССВ можно выделить следующие:

●      экономическая объективность критериев выбора поставщика;

●     оптимизация количества участников закупок и в целом трудозатрат на осуществление закупок;

●     общая минимизация затрат на эксплуатацию оборудования;

●     приобретение современного экономичного оборудования и повышение инновационной составляющей;

●     детальные знания о затратах на эксплуатацию.

Таким образом, концепция категорийного управления закупками в своей основе несет применение новых подходов, обеспечивающих сокращение затрат на закупки при этом повышая эффективность взаимодействия различных структурных подразделений.

Особенности процесса категорийного управления закупками

Категорийное управление закупками состоит из 4 ключевых и последовательных процессов, начиная от формирования категорий, проходя через анализ операционной среды и разработку подходов к категорийному управлению, и завершая непосредственным внедрением категорийной стратегии с ее последующим мониторингом. Правильное выстраивание каждого процесса способствует эффективной реализации последующего процесса, иными словами «выход» из первого процесса (формирование категорий) является «входом» для следующих процесса. При этом ключевым фактором успеха для формирования категорий является наличие правильно собранных, корректных и полноценных данных по затратам на закупки в исторической перспективе 3-5 лет.

Кросс-функциональное взаимодействие

Разработка закупочных категорийных стратегий требует вовлечения специалистов из различных отделов и департаментов компании, исходя из специфики категории, по которой пишется закупочная стратегия. Так, например, в разработке закупочной категорийной стратегии по категории «строительно-монтажные работы» могут принимать участие сотрудники закупочной функции, технические специалисты с инженерно-строительной специализацией, а также финансисты, аудиторы и юристы, принося свою экспертизу в общую работу.

Такой формат сотрудничества специалистов из разных функциональных подразделений компании основывается на так называемом проектном подходе, когда все специалисты собираются в одну рабочую группу, которая разрабатывает закупочную категорийную стратегию и все аспекты ее актуализации и развития. Подобное многофункциональное объедение профильных специалистов называется закупочной категорийной группой в рамках которой разрабатываются подходы к организации закупки, подготовка решения по выбору поставщика, формирование подходов для достижения эффекта экономии, а также мониторинга реализации закупочной категорийной стратегии.

Выгоды от внедрения категорийного управления закупками

Внедрение и развитие категорийного управления закупками в Компании способствует получению ряда дифференцированных выгод и преимуществ. Так, например, дочерние организации одной компании закупали электроэнергию у 4-х поставщиков по разным ценам. В связи с этим был применен рычаг консолидации объемов закупки в рамках закупочной категорийной стратегии, в результате чего был выбран один поставщик и определена единая цена для всех дочерних организаций, это дало эффект экономии в размере 8% по категории «электроэнергия».

В целом рассматривая основные выгоды от категорийного управления можно определить следующие их компоненты:

● получение эффекта экономии на закупках;

● повышение эффективности кросс-функционального взаимодействия через работу закупочных категорийных групп;

● повышение степени удовлетворения внутренних заказчиков (инициаторы потребности) и внешних клиентов;

● уточнение общего стратегического видения управления закупками;

● повышение уровня зрелости закупочной функции в целом.

В то же время, категорийное управление закупками позволяет выделить данную функцию в отдельное направление в Компании посредством создания определенного центра экспертизы (центра компетенций), где за каждой категорией будет закреплен свой категорийный менеджер.

Категорийное управление закупками будет способствовать смене управленческой парадигмы с «поставщик-враг» на «поставщик-союзник», рассматривая своих поставщиков как своих союзников, формируя и разделяя выгоды от совместного сотрудничества в конечном итоге.

Источник forbes.kz