До начала 2023 года осталось всего полтора месяца, и компании уже начинают готовиться к первому кварталу. Организации понимают, что оптимизация внутренних и внешних коммуникаций может повысить удовлетворенность и удержание сотрудников , сообщает payspacemagazine.com.
Кроме того, правильное общение на рабочем месте может укрепить доверие и поддерживать связь между членами вашей команды. Они смогут работать над проектами вместе с минимальным конфликтом. Следуйте этим советам, чтобы улучшить коммуникацию в вашей компании.
Воспользуйтесь преимуществами возможностей вашего почтового клиента
Платформы электронной почты позволяют отправлять и получать важную информацию от партнеров, сотрудников и клиентов. Но многие организации не используют все возможности своих почтовых клиентов.
Чтобы получить быстрые ответы на экстренные проекты, используйте функцию чата по электронной почте . Отправьте короткое сообщение коллеге, когда вам нужен документ или если вы хотите, чтобы кто-то связался с клиентом.
Короткие чаты позволяют пропускать длинные телефонные звонки или не тратить время на ввод длинных электронных писем. Кроме того, вы можете видеть, когда кто-то печатает, поэтому вам не нужно ждать ответа.
Используйте 5 принципов делового общения
Ключом к тому, чтобы стать отличным коммуникатором, является использование 5 принципов общения. Вы можете использовать эти пять советов при отправке электронных писем, проведении совещаний или телефонных разговоров с клиентами и коллегами.
1. Очистить
При общении избегайте использования трудных слов, потому что получатель может вас не понять. При объяснении чего-либо используйте термины непрофессионала, чтобы человеку никогда не пришлось догадываться, что вы имеете в виду.
2 Краткий
Всякий раз, когда вы печатаете электронные письма или отправляете сообщения через чат, используйте краткие предложения. Вы должны попытаться донести свою точку зрения немедленно. Поэтому, когда коллега или клиент задает вам вопрос, не бормотайте, потому что это может расстроить слушателя. Ответьте на вопрос прямо.
3 Правильно
Убедитесь, что вся отправляемая вами информация на 100 % верна, будь то счета-фактуры или информация о продуктах и услугах. Кроме того, помните о своей личной предвзятости, когда высказываете свое мнение по теме. И никогда не уходите от темы, когда кто-то задает вам вопрос.
4 вежливый
Всегда используйте золотое правило, когда разговариваете с кем-то. Золотое правило — это принцип обращения с людьми так, как вы хотели бы, чтобы обращались с вами. Разговаривая с кем-либо, вы должны быть уважительны и слушать то, что они говорят .
5 Внимательный
Вы всегда должны быть внимательны к своим клиентам и коллегам, думая о том, что вы собираетесь сказать, прежде чем говорить. Убедитесь, что ваши слова никогда не оскорбляют слушателя.
Поощряйте отзывы сотрудников
Один из лучших способов улучшить общение — поощрять сотрудников давать вам отзывы о ваших процессах. Бывают случаи, когда сотрудники могут избегать предоставления обратной связи, потому что они боятся вас.
Сообщите своим сотрудникам, что у вас есть политика открытых дверей, чтобы они всегда могли поговорить с вами, если у них возникнут вопросы. Регулярная обратная связь позволяет людям высказать свое мнение о том, как можно улучшить ситуацию на рабочем месте.
Проводить тимбилдинговые упражнения
В корпоративной среде есть разные типы людей с разными методами работы. Вы можете испытывать недостаток общения с сотрудниками-интровертами и слишком много болтовни с сотрудниками-экстравертами.
Важно проводить регулярные занятия по сплочению команды, чтобы люди могли научиться работать вместе, эффективно общаясь. Тогда ваша команда поймет методы общения друг друга, что поможет им при совместной работе над проектами.
Используйте различные формы общения
Если вы хотите улучшить коммуникацию в своей организации, вам потребуется внедрить различные системы. Торговые представители, которые часто находятся в разъездах, и удаленные сотрудники выиграют от различных форм общения, таких как следующие:
- Видеочат . С помощью видеочата через планшеты, смартфоны и ноутбуки сотрудники могут общаться друг с другом без помощи рук.
- Голосовые заметки . Приложения для чата, такие как Signal и WhatsApp, позволяют людям отправлять короткие или длинные голосовые заметки друг другу. Это избавляет от необходимости печатать длинные сообщения. Голосовые заметки идеально подходят для людей с дислексией.
- Записи : если вы хотите что-то объяснить с помощью визуальных средств, вы можете записать видео и отправить его членам команды или клиентам. Затем получатель может задать вопросы или оставить отзыв об отправленной вами записи.
- Инструменты для совместной работы . Если вам нужно делегировать работу большой группе, вам понадобятся инструменты для совместной работы. Эти платформы позволяют отправлять брифы и оставлять комментарии и заметки о проектах. Члены команды могут выбирать, когда у них есть время отвечать на сообщения на платформах для совместной работы.
- Мобильные устройства . Тем, кто работает вне офиса, потребуются мобильные устройства связи, такие как ноутбуки или смартфоны. Пока у них есть подключение к Интернету, они могут получать доступ к электронной почте, совершать телефонные звонки и отправлять сообщения клиентам, партнерам или коллегам.
Последние мысли
Как видите, есть много способов улучшить общение на рабочем месте. Если у вас есть нужные инструменты, устройства и обучение, вы можете гарантировать, что ваша команда своевременно ответит клиентам и коллегам. Используйте советы из этой статьи, чтобы помочь вам.
Источник payspacemagazine.com