Переезд в новое помещение для компании обычно связан с хлопотами и организацией множества процессов. Может показаться, что это сложная задача.
Однако при грамотном планировании этапов переезд не будет обременительным. Правильная организация оптимизирует время перевозки всех вещей. Услуги по доставке грузов по приемлемым ценам оказывает компания Spark.kz. Доверив переезд профессионалам, вы избежите хаоса, стресса и возможных проблем.
Выбор подходящего помещения
Важным шагом является сбор всей доступной информации о новом помещении. Попробуйте получить планы здания или макеты, чтобы определить ключевые элементы, такие как расположение розеток и мест для хранения документов. Также рекомендуется подготовить общий план вашего текущего офиса, чтобы вы могли сравнить их. Проанализируйте старое помещение, задавшись следующими вопросами:
- что в нем вам нравилось, а что — нет;
- каких зон не хватало в процессе работы;
- что хотелось бы изменить в интерьере.
Оцените приглянувшееся помещение по таким критериям:
- есть ли сервисная поддержка: охрана, услуги клининговой службы;
- есть ли проведенный интернет;
- достаточно ли парковочных мест;
- есть ли поблизости кафе и рестораны.
Кроме того, составьте список потенциальных проблем с новым офисом, например, меньшая площадь стойки регистрации или меньшая вместимость. Возможно, вам придется нанять плотников, маляров, электриков и других специалистов для прокладки проводки или внесения косметических изменений.
Переезд можно поручить профессиональной мувинговой компании, которая возьмет на себя часть обязанностей.
Оценка ремонтных работ, предшествующих переезду
Если в новом офисе планируется ремонт, его продолжительность зависит от состояния и площади нового помещения:
- ремонт офиса площадью 500—2000 м² займет, как правило, от 4 до 6 месяцев;
- на подготовку помещения площадью 2000—5000 м² уйдет 6—9 месяцев;
- разработка дизайн-проекта интерьера займет 2—4 месяца.
Важно зафиксировать в плане переезда необходимость закупки мебели, поскольку это влияет на сроки.
Составьте смету переезда офиса компании. Это поможет придерживаться бюджета и не тратить лишние деньги.
Больше всего средств обычно уходит на разработку дизайна и ремонт. Стоимость зависит от курса валюты и особенностей офиса. Стоит добавить 10—15% от бюджета на непредвиденные траты.
Подготовка нового помещения к переезду
Процесс подготовки офиса к переезду должен включать следующие моменты:
- Планировку расстановки мебели и рассадки сотрудников.
- Проверку целостности мебели и исправности техники.
- Уточнение у арендодателя или продавца условий подключения коммуникаций.
- Уточнение таких параметров обоих помещений, как пропускная способность входов и выходов, грузоподъемность и число лифтов, доступность зоны погрузки и разгрузки.
- Уведомление текущего арендодателя и/или управляющего недвижимостью о выезде и уточнение наличия задолженности.
Также важно сообщить всем членам вашей команды, а также клиентам, о дате переезда и новом адресе офиса.
Особенности переезда и обустройства нового помещения
После решения организационных вопросов, окончания ремонта и закупки мебели можно выбрать мувинговую компанию.
Проинформируйте свой ИТ-отдел и обсудите технические условия на новом месте. Электронику (компьютеры, телефоны и т.д.) нужно перевезти в первую очередь.
Может оказаться, что какие-то вещи не понадобятся в новом офисе, поэтому стоит позаботиться об их утилизации или продаже.
Иногда совмещение переезда с обычной офисной работой может быть проблематичным. По этой причине стоит заблаговременно информировать всех сотрудников об изменениях. Благодаря этому они спланируют свои рабочие обязанности, что сведет к минимуму простои.
Перевозка может осуществляться двумя способами — самостоятельно или с помощью транспортной компании. Принимая решение о перевозке вещей самостоятельно, следует учитывать, что в неопытных руках техника может быть повреждена, а процесс переезда может сопровождаться сложностями. Эту задачу стоит доверить профессиональной компании. В Spark.kz работают опытных перевозчики, которые профессионально и своевременно доставят груз.